1. Giảm dung lượng file ảnh (Jpg, gif...)

Khi scan dữ liệu để đưa lên Diễn đàn chia sẻ cùng mọi người. Điều làm tớ vất vả nhất là tìm cách giảm dung lượng file ảnh để thuận tiện việc truyền tải file trên mạng. Cách làm giảm dung lượng hiệu quả nhất ngay sau khi scan ảnh vào máy là:

Mở tài liệu bằng chương trình Paint, chẳng làm một thao tác gì cả, chỉ việc kích vào menu File chọn Save. Sau khi đóng chương trình Paint lại bạn sẽ thấy file ảnh cũ khoảng 3MB giờ chỉ còn chừng 300Kb (còn 1/10). Bạn cũng có thể dùng Paint để xóa những vết bẩn trên hình scan -> dung lượng cũng giảm đáng kể.

2. Giảm dung lượng file Word

Một file Word dài (ví dụ như hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, đồ án, luận văn...) qua nhiều lần, nhiều ngày sửa chữa, dung lượng lớn làm việc xử lý của máy tính trở lên chậm chạp.
B1. Bạn mở file đó ra bấm Ctrl + A để đánh dấu toàn bộ file
B2. Sau đó bấm Ctrl + C để copy dữ liệu vào Clipboard
B3. Mở một file Word mới
B4. Bấm Ctrl + V để dán dữ liệu vào file mới
B5. Ghi file tài liệu mới lại, xóa file cũ đi
Với những file Word có dung lượng lớn vài Mb cách này làm nhỏ chừng 2/3 dung lượng. File càng lớn càng hiệu quả.

3. Giảm dung lượng file Cad

Ồ lâu rồi không dùng Cad, quên hết rồi, xã hội sử dụng thật phí phạm một tài năng Cader :p.
Đối với các file .dwg các bạn gõ lệnh Pu (Purge) để xóa bớt các đối tượng thừa (Block, Dimension styles, Layers, Linetypes...) sẽ làm bản vẽ giảm dung lượng đáng kể.

4. Hạn chế dung lượng file Excel

TA chưa nghĩ ra cách nào hiệu quả để làm giảm dung lượng file Excel ngoài cách xóa bớt đi một số sheet dữ liệu Oái, không ổn, giải pháp này sẽ làm các liên kết ở nơi khác của bạn bị lỗi mất tham chiếu #Ref.

Chúng ta tìm cách hạn chế vậy:
- Đối với những file lớn, làm việc dài ngày. Nên hạn chế, đừng vì tiện tay mà chọn cả dòng hay cả cột rồi định dạng (dùng lệnh Format) căn lề, chọn màu, font... cho tất cả các ô trên dòng hay cột đó. Chỉ nên chọn những ô có dữ liệu của bạn thôi. Việc định dạng cả những ô trống ở trên cùng dòng hay cột sẽ làm cho file tăng dung lượng đáng kể.
- Việc đặt tên các vùng trong sheet là một trong những nguyên nhân gây nặng file nhất. Hãy hạn chế đặt tên vùng.
- Sử dụng những lệnh như Vlookup trên vùng tìm kiếm rộng cũng làm cho file rất nặng. Hãy sắp xếp tối ưu vùng tìm kiếm.
- Dùng chương trình Tname (có trên Diễn đàn) để xoá bớt những Name rác.
- Dùng chương trình diệt virus D32 với lựa chọn chẩn đoán Macro lạ để loại bỏ các Macro ngoài ý muốn, từ đó làm giảm dung lượng file đáng kể.

Hoặc:

NÉN ẢNH ĐỂ GIẢM DUNG LƯỢNG FILE VĂN BẢN TRONG WORD 2003
 

Nhiều khi bạn soạn thảo văn bản, muốn chèn một vài tấm hình cho văn bản của mình trở nên sinh động hơn thì thấy dung lượng file văn bản này lên đến vài chục MB, khó lòng gửi kèm qua Mail. Nếu đang sử dụng Microsoft Word 2003 thì bạn có thể yên tâm vì đã có cách làm dung lượng file này giảm xuống đáng kể bằng chứng năng Compress… trong Format Picture. Chức năng này chỉ nén ảnh thôi chứ không nén cả file văn bản như các chương trình nén chuyên dụng khác nên khi cần sử dụng flie này bạn không cần phải giải nén.

Sau khi chèn các hình ảnh cần sử dụng vào, định dạng lại văn bản xong bạn bấm phải chuột vào tấm hình và chọn Format Picture hiện ra, bấm vào nút Compress… ở góc trái phía dưới. Khi đó hộp thoại mới là Compress Picture được mở ra cho phép bạn thực hiện việc nén ảnh, hộp thoại này gồm ba phần:

- Apply to: Chì nén hình được chọn (Selected picture) hoặc nén tất cả các hình được chèn vào (All picture in document).

- Change resolution: Đây là phần để bạn chọn cách chuyển, bạn nên chọn cách chuyển là Web/Screen để hình được nén tốt nhất mà chất lượng không giảm đi nhiều.

- Options: Nếu chỉ nén ảnh, bạn hãy chọn mục Compress pictures.

Sau khi chọn xong, bạn bấm OK hai lần để thấy kết quả. Để xem dung lượng file có giảm hay không bạn chọn File → Properties → General.

Chúc các bạn thành công!